向對方發出邀請的幾種形式

  成功的邀請會成為成功宴會的基礎。所以在邀請對反赴宴的過程中不能掉以輕心，應該根據對方的身份選擇一種合理的邀請形式來。


  在商務交往中，因為各種各樣的實際需要，商務人員必須對一定的交往對象發出約請，邀請對方出席某項活動，或是前來我方做客。這類性質的活動，被商務禮儀稱之為邀約。


  在民間，邀約有時還被稱為邀請或邀集。站在交際這一角度來看待邀約，它實質上乃是一種雙向的約定行為。當一方邀請另一方或多方人士，前來自己的所在地或者其他某處地方約會，以及出席某些活動時，他不能僅憑自己的一廂情願行事，而是必須取得被邀請方的同意。作為邀請者，不能不自量力，無事無非，自尋煩惱，既麻煩別人，又自討沒趣。作為被邀請者，則需要及早地做出合乎自身利益與意願的反應。不論是邀請者，還是被邀請者，都必須把邀約當作一種正規的商務約會來看待，對它絕對不可以掉以輕心，大而化之。


  對邀請者而言，發出邀請，如同發出一種禮儀性很強的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請者的良好回應，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間關係的現狀。


  在一般情況下，邀約有正式與非正式之分。正式的邀約，既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，故此它多採用書面的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現的。相對而言，它要顯得隨便一些。


  正式的邀約，有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等等具體形式。它適用於正式的商務交往中。非正式的邀約，也有當面邀約、託人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用於商界人士非正式的接觸之中。前者可統稱為書面邀約，後者則可稱為口頭邀約。


  根據商務禮儀的規定，在比較正規的商務往來之中，必須以正式的邀約作為邀約的主要形式。因此，有必要對它做出較為詳盡的介紹。


  請柬邀約


  在正式邀約的諸種形式之中，檔次最高，也最為商界人士所常用的當屬請柬邀約。凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等，只有採用請柬邀請佳賓，才會被人視之為與其檔次相稱。


  請柬又稱請帖，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上待購買印刷好的成品，還是自行製作，在格式上行文上，都應當遵守成規。


  請柬正文的用紙，大都比較考究。它多用厚紙對摺而成。以橫式請柬為例，對摺后的左面外側多為封面，右面內側則為正文的行文之處。封面通常講究採用紅色，並標有「請柬」二字。請柬內側，可以同為紅色，可採用其他顏色。但民間忌諱用黃色與黑色，通常不可採用。在請柬上親筆書寫正文時，應採用鋼筆或毛筆，並選擇黑色、藍色的墨水或墨水汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水，則不宜採用。


  目前，在商務交往中所採用的請柬，基本上都是橫式請柬。它的行文，是自左向右，自上而下地橫寫的。除此之外，還有一種豎式請柬。它的行文，則是自上而下的，自右而左地豎寫的。作為中國傳統文化的一種形式，豎式請柬多用於民間的傳統性交際應酬。因此在這裡將它略去不提。


  在請柬的行文中，通常必須包括活動形式、活動時間、活動地點、活動要求、聯絡方式以及邀請人等項內容。


  另外，被邀請者的「尊姓大名」沒有在正文中出現，則是因為姓名一般已在封套上寫明白了。要是「不厭其煩」地在正文中再寫一次，也是可以的。在正文中「請柬」二字可以有，也可以沒有。


  下面附一則飯局請柬正文示範一則，供大家參考：

  請 柬


  尊敬的蔣勤先生：

  11月6日下午19時為李娟小姐餞行，席設本市北京路8號德大西茶社，恭請光陪。


  周抒平謹訂10月20日在對外交往中使用的請柬，應採用英文書寫。在行文中，全部字母均應大寫，應不分段，不用標準符號，並採用第三人稱。這是其習慣做法。


  在請柬的封套上，被邀請者的姓名要寫清楚，寫端正。這是為了對對方示敬，也是為了確保它被準時送達。


  書信邀約


  以書信為形式對他人發出的邀請，叫做書信邀約。比之於請柬邀約，書信邀約顯得要隨便一些，故此它多用於熟人之間。


  用來邀請他人的書信，內容自當以邀約為主，但其措辭不必過於拘束。它的基本要求，是言簡意賅，說明問題，同時又不失友好之意。可能的話，它應當列印，並由邀請人親筆簽名。比較正規一些的邀請者，有時也叫邀請書或邀請函。


  下面附一則書信邀約的正文示範一則，供大家參考：　　尊敬的奧海公司負責人：


  「1999?北京民用新產品新技術展銷會」定於今年5月8日至28日在北京國際展覽中心舉行，歡迎貴公司報名參展。


  報名時間 3月1日至20日


  報名地點 花園路乙10號


  聯繫電話 2531188

  組委會敬邀

  1999年2月16日


  在裝帖與款式方面，邀請信均不必過於考究。其封套的寫作，與書信基本上相同。


  傳真邀約


  傳真邀約，指的是利用傳真機發出傳真的形式，對被邀請者所進行的一種邀約。在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約大同小異。但是由於它利用了現代化的通訊設備，因而傳遞更為迅速，並且不易丟失。此外，還有一種電子郵件邀約，其作法基本與傳真相似。


  電報邀約


  電報邀約，即以拍發電的形式，對被邀者所進行的邀約。電報邀約與書信邀約在文字上，都要求熱情、友好、懇切、得體，除此之外，電報邀約在準確、精鍊方面要求得更高一些，這是由電報這一形式本身所決定的。電報邀約速度快，準確率高。因此多用於邀請異地的客人。在具體內容上，它與書信邀約大致類似。


  便條邀約


  在某些時候，商界人士在進行個人接觸時，還會採用便條邀約。便條邀約，即將邀約寫在便條紙上，然後留交或請人帶交給被邀請者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會使被邀請者感到親切、自然。


  便條邀請的內容，是有什麼事寫什麼事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應乾淨、 整潔為好。


  依照常規，用以邀請他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應裝入信封中，一同送交。讓邀請條「赤條條」地來來去去，則不甚適宜。在一般情況下，不論以何種書面形式邀約他人，均須做得越早越好。通常，它應當至少在一周之前到達對方手中，以便對方有所準備。「監陣磨槍」，打對方一個措手不及，不僅給對方以逼人就範的感覺，而且也是非常不尊重對方的。


  下面附一則便條邀約的示範一則，供大家參考：　　劉曉航先生：

  茲與遠大集團公司楊林董事約定，下周五中午12時在四川酒家共進工作餐。敬請光臨。


  楊青青 留上

  5月2日


  任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經過慎重考慮，認為確有必要之後，才會發出的。因此，在商務交往中，商界人士不管接到來自任何單位、任何個人的書面邀約，都必須及時地、正確地進行處理。自己不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規範，對邀請者待之以禮，給予明確、合「禮」的回答：或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，都有可能自作自受，自找麻煩。


  商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認定：邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方所看重的，或許是我方單位的名氣和地位，或許是邀請者本人的身份和影響，或許對方單位與我方單位、對方本人與邀請者本人的良好關係，或許是希望能夠藉此機會增進、發展雙方單位或個人之間的關係……不管怎麼說，對方邀請我方，尤其是以書面形式正式地邀約多方，基本上都是對我方尊重與友好的一種表示。「來而不往，非禮也」，所以我方在接到邀約后，應當做出積極的反應。


  積極反應的第一步，是要儘快答覆邀請者自己能否接受其邀請。


  鑒於同時受到邀請的往往不止於一方，為了使邀請者做到對他所發起的有關約會胸有成竹、避免失敗，任何被邀請者在接到書面邀請之後，不論邀請者對於答覆者有無規定，出於禮貌，都應儘早將自己的決定通知給對方。


  事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應，許多邀請者在發出書面邀約時，就對被邀請者有所要求，請對方能否到場必須做出答覆。


  通常，類似的規定往往會在書面邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者「如蒙光臨，請予函告」，「能否出席，敬請答覆」，以及「盼賜惠復」，等等。


  有時，為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書面邀約正文的左下方，特例要將與邀請聯絡的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼（網址）、郵政編碼、電報挂號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等等。以上這些內容不必一一全部更出，可以根據具體情況從中選擇。不過聯絡或諮詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。


  某些商務往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答覆的請求，通常都採用英文或法文的專用片語和縮寫來表示。


  例如：「To remind」意即「備忘」。用在書面邀約中，帶有提醒被邀請者務必注意勿忘之意。


  「R.S.V.P.」意即「不論出席與否，均望答覆」。


  「Regrets only」意即「不能出席時，請予以答覆」。


  這些外文片語與縮寫在行文時，一般應當書寫在正文的左下方。有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書面邀約時，往往同時附上一份專用的「答覆卡」。上面除了「接受邀請」、「不能接受」這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答覆時，只須稍費「舉手之勞」，在以上兩項之中，作一回「選擇題」，在二者之一劃上一道勾，或是塗去其一，然後再寄回給邀請者就行了。


  沒有在接到書面邀約的同時接到「答覆卡」，並不意味著不必答覆。答覆是必要的，只不過需要自己親自動手罷了。


  對書面邀約所進行的答覆，通常採用書信的形式。在商務禮儀中，它被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果列印回函，則至少應當親筆簽名。


  所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之後三日之內回復，而且回得越早越好。


  在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好，並且應當對能否接受邀約這一關鍵性問題，做出明確的答覆。切勿避實就虛，讓人覺得「難解其中味」。如果拒絕，則講明理由，就可以了。


  回函的具體方式，可參照邀請者發來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面，與之不相上下，就算不上失禮。


  下面附一則回函示範一則，供大家參考：中島公司董事長兼總經理鄔烈興先生非常榮幸地接受成功影視廣告公司總裁袁偉超先生的邀請，將於1月20日上午9時準時出席成功影視廣告公司開業儀式。謹祝開業大吉，並順致敬意。


  在寫接受函時，應將有關的時間與地點重複一下，以便與邀請者「核實」無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。回函通知邀請者自己決定接受邀請后，就不能屆時失約了。這類臨時的「變卦」，會給邀請者增添許多麻煩。


  拒絕邀約的理由應當充分。卧病、出差、有約在先等等，均可採用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。


  下面附上拒絕邀約的回函示範一例：　　尊敬的王優嘉先生：


  我深懷歉疚地通知你，由於本人明晚將乘機飛往德國法蘭克福市洽談生意，故而無法接受你的邀請，前往波特曼飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒，謹致謝忱。


  此致

  敬禮

  陳婷 敬上

  1月16日


  對於邀約上書面規定的赴約要求，被邀請者在原則上都應當接受，並且「照章辦事」。


  你如果學會了正確的邀約方式，會極大地提高飯局的成功率！