161.行政事務與行政費用管理

  隨著市場經濟的發展，各種問題和矛盾也相應增多，各種行政事務工作愈加繁多。加強企業行政事務工作的管理，是創造性地做好企業工作的重要組成部分。


  （1）行政事務內容


  行政事務主要是為了加強公司內部的行政管理秩序，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化，從而提高辦事效率。主要包括檔案管理、印鑒管理、公文列印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。


  （2）行政費用預算工作流程


  編製年度預算計劃→形成正式年度預算→通過分季用款計劃→申請撥款→用款項目設立

  （3）行政費用預算工作標準


  ①編製年度預算計劃


  程序：每年年初，行政人員根據上年度行政費用開支的實際情況，結合本年度的工程進度、人員配置、消費水平等因素，制定切實可行的年度行政費用開支計劃，並嚴格執行；年度預算計劃編製后，報請行政經理審核，再報請總經理審核，最後形成正式的年度預算。


  這一環節的工作重點是：編製年度預算計劃。


  工作標準是：準確、全面、合理。


  ②設立經費賬目


  程序：行政人員根據所批准的經費年度預算，財務部配合行政人員編製年度分季用款計劃，后經行政經理審核和總經理審批。通過分季用款計劃，行政人員向財務部申請撥款。財務部根據行政部門的季度用款計劃和上月會計報表，並結合行政部門的業務和資金結存情況給予撥款。領取撥款后，應按照資金的性質分別設立「經費存款」和「其他存款」賬目，其中「經費存款」是辦理預算資金結算的賬目，「其他存款」是辦理預算外資金結算的賬目。財務部應幫助採購部設立「經費預算」賬目。


  這一環節的工作重點是：設立經費預算賬目。


  工作標準是：清楚、明白、合理。


  （4）預算的意義

  預算不是簡單的收支預計或財務數字方面的反映，預算是一種資源分配，通過預算的編製，使企業管理者明確經營目標和工作方向。預算是對未來一段時間內收支情況的預計，預算執行者可以根據預測到的問題、環境變化的趨勢，採取措施做好準備，控制偏差，保證計劃目標的實現。


  名聲顯赫的廣東強力啤酒廠，由於在行政費用管理上的嚴重失誤，造成流動資金開支過大，無法及時購買原材料進行生產。加上市場變化，產品銷售銳減，沒有資金回籠，這把企業逼到了破產的邊緣。隨即總經理林大為大刀闊斧地對企業行政費用進行改革，開源節流。在熬過艱難的幾個月後，用節省的資金研發了新的啤酒產品，並迅速向市場投放，受到南、北方消費者的歡迎。不到兩個月，這一新型「珠江水」就從廣東流到黑龍江、北京、陝西等10多個省、市、區，進入了星級賓館和高級飯店。從此，企業得以康復，重振雄風。


  由於缺乏專業知識，很多創業者對行政事務和行政費用的細則不太清楚，這導致了前期很多工作無法順利地開展。因此，系統的學習對以後作為一個合格的管理者大有裨益。