163.開好每一次工作會議

  作為企業管理人員，每個人一定會碰上一大堆開不完的會議。如何開好會議，如何使會議開得有成效，如何讓每個人都能各抒己見、各得其所？總結經驗，歸納以下10點供大家參考。


  （1）以積極的心態看待會議。在參加會議之前，一定要以積極正面的心態去參加，要明白開會是一種最直接表現你能力的機會。你的業務能力、人際能力、應變能力、表達能力等都會在開會中表現出來。


  （2）要有明確的會議目的。開會通常為了3個目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個目的，會前一定要明白會議的主題，並且圍繞主題做好充分準備。


  （3）精選參加會議的人員。會議的參加人員數量要適度，不能太多，在公司中的層級不能相差太遠，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。


  （4）會前要有議程。要在會議之前建立清楚的會議議程，並要在會前發給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、本質與架構，使他們能有充分的時間準備相關的資料。


  （5）會前要做好準備。參加會議前要根據會議議程做好充分的準備，包括收集信息、準備資料，如要在會上發言，不但要準備發言的內容，還要設想別人可能會提的問題並作準備。


  （6）公開稱讚、私下批評。會中要做到就事論事，爭論時不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱讚，對意見不同者也要注意措辭，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現自己而貶低他人。


  （7）開放心胸，容納意見。會中要採取民主模式，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結論強加於人。如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。


  （8）設定時間，準時開始、準時結束。要尊重別人的時間，開會一定要準時，並要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結論，可暫放一下，避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話，要事先通知與會人員，使他們有思想準備。


  （9）認真做好會議記錄。一定要有一個準確完整的會議記錄，會議的各項決議一定要有具體的執行人員及完成期限。如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會後互相推諉，影響決議的完成。


  （10）事後追蹤。要建立會議事後追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤，如有意外，可及時發現、適時調整，確保各項會議決議都能完成。


  看一下日本公司如何開工作會議。


  日本太陽公司為提高開會效率，實行開會分析成本制度。每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。


  成本的演算法是：

  會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間（小時）公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產值高於平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態度就會慎重，會議效果也十分明顯。


  公司的會議是一定要開的，一周開一次例會就差不多了。而且在開會時，重點要落實到具體的問題上。