164.文件收發管理

  （1）收文流程與標準

  收文是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。收文的流程如下：①簽收。簽收包括對公文的鑒別、清點、核對、檢查與履行簽注手續等活動。


  ②登記。登記是指登錄反映公文有關信息的過程。


  ③分辦。分辦是指根據公文的性質、重要程序、涉密程度、辦理時間要求、內容所涉及的職權範圍以及機關內各部門的責任分工、有關程序規定等，將收文分送給有關部門或人員閱知、審批與辦理的活動。


  ④擬辦。擬辦是指由主管部門或綜合部門負責人對收文如何辦理提出建議性處置的意見活動。


  ⑤批辦。批辦是指部門領導人對來文辦理提出指示性意見的決策性活動。


  ⑥承辦。承辦是指對公文的閱讀、貫徹執行與辦理，是公文處理的中心環節。


  ⑦催辦、查辦。指根據承辦時限和有關要求對公文承辦所實施的監督控制，促使文件精神的落實。


  ⑧注辦。注辦是指由承辦人簽注公文辦理經過與結果的活動。


  收文標準：收文擬辦、分送傳閱及最後歸檔都應及時、準確。


  （2）發文流程和標準

  發文就是文件從擬稿到發出的整個運行過程。發文的流程如下：①擬稿。即起草文件的初稿或草稿。


  ②按稿。指文件草稿在送交領導人最後審批簽發之前，由辦公室對文稿的內容、體式等所做的全面審核檢查工作。


  ③會簽。主辦部門代領導單位所擬文稿中涉及其他部門的問題時，應事先徵得有關部門的同意，並請有關部門的領導人簽字，這一過程就叫會簽。


  ④送審。將經過審核無誤的文稿報送有關領導審批簽發。


  ⑤簽發。指領導人對擬以本單位或本部門名義發出的文件送審稿簽署表示核准的意見。


  ⑥定稿。定稿是文件的標準稿本，是進行發文登記和繕印的依據。經過多次草擬形成的文件最後一稿並有領導審批簽發的才為定稿。


  ⑦發文登記。文件在簽發之後及發出之前必須進行登記，編髮文號，記載發文範圍、印製數量及發出方法等，以備查找。


  ⑧繕印。繕印是指對外發出的文件，根據領導簽發的定稿，經過繕寫、打字或印刷而製成的正式文本。


  ⑨用印。是指在製成的公文上加蓋單位印章。


  ⑩分裝、投送。是指文件印成后按發文登記的範圍進行分發和裝封。


  發文標準：情況確實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹；核稿及時準確；投送及時迅速。


  做好文件收發管理非常重要，公司因為丟失公文導致喪失客戶資料的案例比比皆是，因此看似小的事情也要多加註意。