165.公司印章與證照管理

  （1）印章刻制流程


  提出申請→審批→委託書→核對刻制→檢查驗收→印模備案→用印


  （2）印章刻制標準


  ①印章刻制申請


  程序：經總經理批准，行政部按公司規定要求制定印章草案。然後，行政部憑藉介紹信到公安機關辦理登記手續。公安機關通過對介紹信的審核和真實情況的核查，決定是否審批。


  申請標準：申請內容準確、及時。


  ②印章刻制


  程序：持公安機關的批准證明、公司委託書和印章草案，委託制印機構刻制。承製印章的社會機構接到證明書、委託書及印章草案後進行核對，核對無誤方可進行刻制。


  刻制的標準：刻制真實、準確。


  ③印章檢查驗收


  程序：印章刻制好以後，制印機構通知公司，行政人員去制印機構檢查、驗收，合格后取回。取回后，要先將印模交給當地公安機關備案，然後行政部門可以按照規定使用印章。


  檢查驗收標準：準確無誤、真實。


  （3）印章使用的工作標準

  ①提出印章使用申請


  員工在使用公司印章之前，要先填寫印章使用申請表。申請表填寫后，把申請表和需要蓋章的文件一併交給行政部門。行政部門接到申請表后，審核確定符合用印規定后，送交總經理審批。


  ②用印


  總經理審批后，行政部應在用印登記簿上進行登記。一般登記的項目有：用印的目的、文件名稱、編號、簽發人、領用人、蓋印人等。用印時，如果有不明確的情況，應該請示相關領導，經核准后才能用印。該職能部門的印章，必須由本部門負責人審核、簽名、批准。其次，印章應該加蓋在落款的年月日處，印跡要端正清晰。蓋完章后，行政部門應通知用印人並對留存的文件立卷歸檔。之後，用印人就可以取回蓋章文件了。


  （4）證照複印流程


  申請複印→審批→複印→登記→存檔→領取→使用

  （5）證照複印標準


  ①證照審批


  申請者根據需要提交證照複印申請表，複印申請表註明證照複印的理由。行政人員根據申請者的內容作決定，如果無權作出決定，要向主管提出複印請求。行政經理對證照複印申請表審核過後，對於一般的證明可以審批，對於重要的需交由總經理審批。


  ②證照複印存檔


  總經理審批后，行政人員可以開始複印。複印后需要在複印證明登記表上進行登記。登記后，把證照複印的申請表存檔，並通知申請者領取證照複印件。


  某有限公司突然接到銀行催促還利息的通知，公司頓時炸窩了，因為公司從未在銀行融資。公司總經理驅車到銀行詢問詳情，才得知原來公司有人使用公司印章和證照私自辦了一家分公司，並以那家分公司的名義向銀行融資了50多萬元。公司總經理這時才懊惱不已，當初不該忽視了印章和證照的管理。


  印章和證照是公司的重要物品，要妥善保管好，在使用過程中要嚴格按照流程進行，以免給公司造成損失。