166.辦公用品的管理方法

  （1）辦公用品購買申請工作流程與標準填寫辦公用品需求單→統計→遞交購買清單→審批→詢問價格→審批→購買

  ①填寫辦公用品需求單

  各部門根據需求填寫辦公用品需求單，行政部門統計需求。


  標準：辦公用品的實際需求量。


  ②統計


  行政部匯總並整理出辦公用品購買清單。


  標準：各部門的實際需求。


  ③詢問價格


  行政部要對價格進行分析比較，確定至少3家供貨商。


  標準：性價比合理。


  ④財務部審批

  財務部審批后確定最終的供貨商。


  標準：審批程序應該符合公司規定。


  ⑤購買


  供應商提供辦公用品，行政部提貨驗收。


  標準：一定要保證質量，嚴格驗收。


  （2）辦公用品購買工作流程


  請購單→制定物品採購計劃→選供應商→選購商品→洽談價格→驗收物品提貨→入庫


  ①採購計劃


  企業職能部門根據本部門辦公用品的使用情況，遞交《辦公用品請購單》，並制定採購計劃。


  採購的標準：必須要合理、及時。


  ②選購物品


  行政部比較各供應商的報價，選擇合理的物品。


  選購的標準：一定要保證質量。


  ③洽談價格


  行政部門在進行價格洽談時，一定要確定合適的價位。


  標準：盡量使成本達到最低。


  ④驗收入庫


  對所購買的產品進行驗收，然後入庫。


  標準：一定要及時有效。


  這是某公司辦公用品管理制度的範例。


  ××公司辦公用品管理制度

  第一章 總則

  第一條 為保證辦公用品的有效使用和妥善保管，特制定本規定。


  第二條 本規定中的辦公用品包括：公司給員工個人配置的通信工具、辦公桌椅和員工日常工作所需的辦公文具。


  公司給部門配置的文件櫃、傳真機、印表機、掃描儀等。


  公司公用的辦公設備，如公共區域的傳真機、印表機、複印機等。


  公司為部門購置的書籍、雜誌和報刊。


  第二章 個人辦公用品的管理第三條 公司行政部須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。


  第四條 員工日常辦公用品的領用，公司員工領用辦公用品必須到行政部填寫「辦公用品領用登記簿」。公司員工應當自覺愛護公司財產，節約使用辦公用品。


  第三章 部門辦公用品的管理第五條 除辦公文具以外的所有辦公用品皆以部門為最小申請單位。


  第六條 部門申請購買辦公用品的程序第一步：部門經理填寫《辦公用品申請表》。


  第二步：將申請表交予公司行政部。


  第三步：行政部查對庫存或根據業務發展需要統一核准，上報董事長。


  第四步：董事長簽核。


  第五步：行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理。


  第七條 部門辦公用品領用之後，由部門經理分發辦公用品給指定使用人，如使用人更改，部門經理需要到行政部變更記錄。


  第四章 公共辦公用品的管理第八條 公司公共辦公用品由行政部統一管理和維護。


  第九條 公司所有員工應當愛護公共辦公用品，避免浪費。對於公司內部文件資料，提倡使用二手紙。


  第十條 員工在使用公共辦公用品時，如發現機器故障應及時向行政部報修。


  第五章 附則

  第十一條 公司根據辦公用品使用人追究損壞賠償責任。


  第十二條 行政部對各部門使用的辦公用品，具有監督管理的職責，發現有浪費行為予以制止，並按辦公用品的實際成本在當事人工資中扣除。


  第十三條 本規定由公司行政部負責解釋，自頒布之日起實施。


  雖然辦公用品看似不值多少錢，但公司每年採購的辦公用品總數也是花費不菲的。做好辦公用品管理，節省一切不必要的開支。