167.辦公檔案與資料管理方法

  （1）辦公檔案管理工作流程與標準檔案收集→檔案鑒定→分類整理→保管維護→檔案利用→檔案更新→檔案銷毀

  ①檔案收集鑒定


  企業應該根據實際情況，制定歸檔文件的範圍。在歸檔中應該收集齊全文件的定稿、正本和有關材料，保證檔案的完整性。在檔案文件的收集過程中，應該確定材料的利用價值。


  標準：及時、完整。


  ②檔案保管維護


  整理的基本任務是把需要保管的檔案進行分類、組織和編目，使其組成完整體系，固定下來。整理后的檔案應採取安全保護措施存放，維護檔案的完整，延長檔案的壽命。


  標準：合理、正確。


  ③檔案存檔銷毀

  銷毀文件要進行登記，即編製「檔案銷毀清冊」以備查考。它由序號、案卷或文件題名、年代、目錄號、卷號或文號、卷內文件數、原保管期限、銷毀原因、備註等組成。經鑒定準備銷毀的檔案應報領導批准，經批准後方可銷毀。


  銷毀檔案時，必須指派專人對照「檔案銷毀清冊」檢查檔案，準確無誤的，方可銷毀，並在銷毀清冊上註明「已銷毀」字樣和日期，並簽名蓋章，方算完畢。


  （2）資料管理流程與標準

  收發文件→整理文件→處理文件→分發文件→收集資料→分類整理→移交文件→歸檔→提供查閱→定期清理


  ①處理收發文件


  接受外部文件資料和寄出內部文件資料，行政部都要進行整理和處置，對文件資料的內容報上級領導審批，並對收發的文件資料進行分發。在收發過程中一定要保持及時、準確。


  ②收集分類


  行政部人員需定期對文件資料進行收集、分類整理，收集到的資料一定要適用，分類也要明確。


  ③移交文件


  對分類的文件按照要求移交至各部門處理。


  ④歸檔


  接受整理好的文件資料后，各部門需對其進行編號裝訂、歸檔，並要做好資料登記記錄。


  ⑤定期清理


  歸檔后的文件可為員工查詢服務，以便急需時用。對於過期的文件也要及時清理。


  某控股有限公司的總經理陳大海這幾天一直在鬱悶，就因為前幾天公司資料管理上出現嚴重的紕漏，行政人員在對文件資料進行電腦收集、分類整理的時候，將所有客戶的資料，包括聯繫方式、地址等全部混淆了。這樣無法準確聯繫客戶，也無法將產品準確發往客戶所在地。陳大海將公司上下每個員工訓斥了遍，決心出台公司檔案與資料管理的相關流程和標準，並張貼在公司宣傳欄上，以儆效尤。


  公司的運行其實也是文件資料的運行，做好檔案與資料管理，有利於公司開展良好的業務，並維繫內部的穩定。